7.Plan de Producción
El plan de producción contemplará la forma en que se va a llevar a cabo todo el proceso destinado a generar los productos o servicios que la empresa va a ofrecer.
El proceso de producción supone la resolución al problema de acomodar las cantidades de recursos disponibles (o su búsqueda y obtención) para proporcionar las cantidades de productos (producción) que optimicen alguna función (cantidad, beneficio, mínimos costos, rentabilidad, rendimiento, etc.)
En el caso de las compañías de servicios, los factores (recursos) que más condicionan la capacidad de proporcionar el producto son: disponibilidad de recursos físicos e instalaciones y recursos humanos. A ello debemos añadir la fuerte estacionalidad que se produce en la demanda de muchos de estos productos y que es causa de una gran descompensación frente a la disponibilidad de recursos y la capacidad para atender a los clientes. Por eso resulta de una gran importancia intentar influir en los patrones de comportamiento de la demanda (asunto que se deberá tener en cuenta en el plan de marketing).
El plan de producción recoge las cantidades de recursos necesarios en cada momento, la forma en que se utilizan y los momentos en que deben ser incorporados, así como los resultados obtenidos. Por tanto abarcará las actividades de compras, logística tanto interna como externa y planificación. El contemplar esta visión ampliada justifica la utilización del término operaciones que engloba todo el conjunto de una manera general.
Una de las cuestiones más importantes, en el caso de una empresa fabricante, será la selección de la ubicación de la planta, que deberá ser debidamente justificada en función de las ventajas que aporte el emplazamiento. Estas serán debidas fundamentalmente a la proximidad a los mercados de destino o a las fuentes de recursos disponibles, pero también, en no pocas ocasiones, por razones políticas o legales derivadas de incentivos o ayudas de las Administraciones. Esta decisión reviste la mayor importancia puesto que crea una dependencia seria para el futuro.
En el caso de los servicios, la función productiva se describirá mediante el proceso o procedimiento que describirá la forma en que se presta. En general requiere menos recursos materiales, pero cobran una gran importancia la información y los recursos humanos.
El plan deberá definir y programar todas las actividades y recursos necesarios, el momento en que deben estar disponibles, en qué cantidades y condiciones y cómo se incorporan en el proceso, todo ello a partir del conocimiento de la cuantía de productos que es preciso sacar en cada momento según un programa establecido.
El punto de partida, por tanto, debe ser la previsión de la necesidad de producción, que necesariamente deberá extraerse de las previsiones establecidas en el plan de marketing. Es decir, en éste se determinan las cantidades que de cada producto deben estar disponibles en cada momento y el plan de operaciones describe cómo se llega a garantizar esta disponibilidad. Resulta obvio que ambos planes deben estar perfectamente coordinados y por tanto es lógico trabajar sobre ambos de una forma paralela, antes de su aprobación definitiva.
En un plan inicial resulta imprescindible describir la tecnología productiva que se va a utilizar y los medios que se van a emplear, sobre todo la fábrica e instalaciones y los equipamientos. En cuanto a la tecnología productiva, no sólo se trata de los procesos básicos, sino de toda la ingeniería de diseño de fabricación, por supuesto la distribución en planta (es decir la composición de la fábrica) y los procedimientos de gestión logística (almacén, gestión de stocks, transporte). También será necesario, al menos en cierta medida, identificar los principales proveedores o fuentes de suministros o al menos los criterios que se van a seguir para escogerlos.
Por último, es importante tener en cuenta la casi absoluta necesidad de implantar un sistema de gestión de calidad total. Típicamente surgió como origen en actividades de producción. Sin embargo su filosofía y técnicas se han extendido a todo el ámbito de la empresa y resulta muy conveniente adoptar este planteamiento. Aporta una valiosa herramienta de gestión y una guía muy útil para desarrollar la estructura de la empresa y definir bien las funciones de todas sus partes. Se pueden usar como referencia normas internacionales y nacionales.
8 . Organización y Recursos Humanos
La empresa dispone de una serie de recursos, materiales y humanos, gracias a los cuales se consiguen llevar a cabo las tareas necesarias para cumplir sus objetivos. Para que esto funcione es precisa una coordinación y organización de todos ellos. La organización consiste en describir la estructura en que se materializa, cómo se relacionan las distintas partes entre sí y qué requisitos hacen falta para su funcionamiento.
Indudablemente el recurso más importante de que disponen las empresas son sus empleados. Constituyen el elemento más importante de la organización. Por tanto es imprescindible definir la política de personal y captar las personas adecuadas, para más adelante esforzarse en asegurar su permanencia. Esto que es cierto siempre, resulta vital en el caso de empresas de servicios, ya que el producto resulta en muchas ocasiones inseparable de las personas que lo prestan.
El proceso se inicia determinando las funciones básicas en que se pueden dividir las distintas tareas, atendiendo a su especialización y en paralelo la agrupación en torno a departamentos o secciones (que también se pueden denominar divisiones, áreas, gerencias ). El departamento es pues, la unidad fundamental de gestión (usaremos siempre esta denominación parasimplificar). Lo más frecuente es crearlos atendiendo a las distintas funciones empresariales (marketing, producción, finanzas, recursos humanos) cuya amplitud y ámbito de tareas puede ser muy variada. Sin embargo existen muchas otras posibilidades en función de la mejor manera de adaptar y gestionar los recursos: puede optarse por la estructura organizada en base a territorios, clientes, líneas de negocio o de productos, tecnologías utilizadas e incluso fórmulas mixtas. Cada una de estas secciones puede a su vez, dividirse en otras secciones de menor tam año y así sucesivamente.
Pero además, es necesario establecer las relaciones que se producen entre los departamentos y entre los distintos niveles dentro de cada uno. Esto significa establecer las líneas de responsabilidad y autoridad, con el complemento imprescindible de los flujos de información. Existen también diversas formas de diseñar este conjunto de relaciones, optándose frecuentemente por fórmulas mixtas. La descripción gráfica de la organización se muestra en el correspondiente organigrama, que refleja tanto la agrupación (o división, según se mire) en departamentos, como las relaciones entre todos ellos.
Resulta imprescindible describir la estructura básica de la organización, de manera que quede claro a qué parte de la misma corresponde cada función y cómo se hallan distribuidas las responsabilidades. Al fin y al cabo, cada uno de los planes que estamos diseñando debe tener asignado un "propietario".
El componente más importante de la estructura está compuesto por los diferentes puestos de trabajo, cada uno de los cuales lleva asociado un nivel de autoridad y de responsabilidad. Por tanto habrá que describir cuáles son estas posiciones y si se dispone ya de las personas adecuadas para los puestos de mayor responsabilidad, es conveniente hacerlo constar. En conjunto habrá que describir la composición total de la plantilla y su evolución a lo largo del tiempo. Para ello habrá que tener en cuenta al menos los siguientes detalles:
Definición de funciones y posición en el organigrama (nivel de autoridad y responsabilidad).
Selección de personal. Descripción de requisitos (actitudes y actitudes). Cómo se va a llevar a la práctica.
Política de retención. Es necesario tenerlo en cuenta desde el primer momento.
Formación, tanto inicial para el comienzo de la actividad, como con carácter de continuidad.
Política salarial. Modelos de remuneración.
Políticas de promoción y desarrollo.
El plan deberá describir la parte esencial de la organización y el personal que va a ser necesario para ocupar las distintas posiciones, con los requisitos para su contratación, las tareas que van desarrollar y las remuneraciones correspondientes. Y para todo ello, su evolución temporal.
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