Información para la Toma de Decisiones
La Contabilidad y los estados finacieros son una técnica al servicio de la administración destinada a registrar, procesar y emitir información para tomar decisiones con alguna repercusión económica o financiera.
Los Estados Contables que genera la contabilidad:
| Estado Contable | Tipo de Estado | Descripción | Conceptos que utiliza |
| Balance General |
Es un estado financiero y económico. Económico: debido a que presenta los recursos económicos mercaderías, maquinarias y otras con que se cuenta para desarrollar las actividades. Financiero: debido a que presenta la relación de recursos monetarios v/s las obligaciones de pago de corto y largo plazo. |
Presenta la información de: ? Bienes y Derechos. |
Activo: Presenta la forma con respecto a como se han invertido los recursos y se conforma por los
|
Estados Contables que genera la contabilidad
| Estado Contable | Tipo de Estado | Descripción | Conceptos que utiliza |
| Estado de Resultados | Es un estado económico debido a que presenta la utilidad o pérdida producida por la utilización de los recursos económicos correspondientes a un período de tiempo. |
Presenta los: |
Ingresos: como son las ventas de un período de tiempo
|
| Estado flujo de Efectivo | Es un estado financiero ya que presenta el efectivo generado y utilizado en las diversas actividades de la empresa. | Presenta Ingresos y desembolsos clasificados según: a) Actividades operacionales. b) Actividades de Inversión. c) Actividades de Financiamiento. |
Ingresos: todos aquellas recepciones de dinero por diversos motivos que aumenten el dinero de la empresa. Desembolsos: todos aquellos salidas de dinero para cancelar o pagar compromisos de la empresa. |
| Notas Explicativas | Es un estado complementario que es obligatorio en el cual se explican partidas que no se puede entender solamente al leer el o los estados financieros anteriores. | Presenta antecedentes como los plazos por préstamos adquiridos, criterios contables utilizados, métodos de cálculo y registro de depreciaciones y amortizaciones, contingencias ocurridas a la fecha de emisión de los estados financieros y otros. | Todos los conceptos contables que se presenta en los estados financieros. |
El Balance General
El Balance General presenta la relación de activos y pasivos:
| ACTIVOS | PASIVOS |
CIRCULANTES: Todos aquellos que tienen una rápida liquidación en el corto plazo.
Ejemplo: Caja, Cuenta Corriente Bancaria, Mercaderías para la venta, Cuentas por cobrar a clientes.
CIRCULANTES: Todos aquellos compromisos con vencimiento en el corto plazo.
Ejemplo: Proveedores, Acreedores, Impuestos por pagar, Remuneraciones por pagar, Préstamos adeudados a bancos.
FIJOS: Todos los bienes tangibles que tiene la empresa para sus operaciones.
Ejemplo: Edificaciones, Terrenos, Muebles de oficina, Máquinas de producción, Herramientas, Equipos computacionales.
LARGO PLAZO: Todos aquellos compromisos con vencimiento en el largo plazo.
Ejemplo: Acreedores por inversiones a largo plazo, Proveedores a largo plazo.
OTROS: Todos aquellos derechos y bienes liquidables en el largo plazo.
Ejemplo: Deudas de clientes a largo plazo, Inversiones en empresas relacionadas, Intangibles como derechos de llave, Marcas y patentes, y otros.
PATRIMONIO: El capital, reservas y resultados que son del o los propietarios.
Ejemplo: Capital, Utilidades no distribuidas, Reservas, Pérdidas acumuladas por ejercicios anteriores.
La relación liquidez - exigibilidad nos puede entregar antecedentes importantes acerca de la situación financiera de la empresa.
Si los activos circulantes son bienes y derechos que son liquidables (transformables a dinero metálico) hasta un plazo máximo de un año y, por otra parte los pasivos circulantes son aquellos compromisos de corto plazo que puede involucrar deudas que deban ser cancelados al mes siguiente, o un plazo superior, pero no más de un año, entonces se puede obtener la siguiente situación:
| ACTIVOS | PASIVOS | SUPERAVIT O DéFICIT |
Impuestos por Pagar 800 Excedente 700
En este caso se puede pagar las remuneraciones adeudadas a los trabajadores quedando como excedente en dinero la suma de 700 que servirá para pagar otras obligaciones con terceros o invertir el remanente en comprar más mercaderías.
Los objetivos de la contabilidad son:
a) Mantener un registro actualizado de todas las operaciones valorizadas en dinero para informar la situación financiera del negocio, y
b) Mantener un control de las operaciones a través del registro, documentación y valorización de cada una de las operaciones.
Un ejemplo de estos objetivos lo constituye el hecho que al efectuar una venta de servicios, en el caso del restaurante, si se vende un menú de comida se debe seguir al menos el siguiente procedimiento:
- Paso 1: Tomar el pedido por escrito por lo menos con una copia, (las constancias son importantes) en la mesa donde cenarán los clientes.
- Paso 2: Efectuar el pedido a la persona encargada de la cocina para que ordene la preparación del plato solicitado. El encargado de la cocina se queda con un ejemplar del pedido.
- Paso 3: Mantener una orden con el encargado de emitir la boleta de compraventa emitiendo un registro de venta para control interno.
- Paso 4: Una vez efectuado el servicio, y una vez que los clientes cenaron, el encargado de la mesa solicita la emisión de la boleta de compraventa.
- Paso 5: El encargado emite la boleta de compraventa.
- Paso 6: El encargado de la atención de público lleva a la mesa la boleta de compraventa.
- Paso 7: El cliente cancela el servicio pasando el dinero, cheque u otro medio de pago al encargado de la atención de mesa.
- Paso 8: El encargado de atención de mesa entrega el dinero para emisión de boleta de compraventa entregándose al cliente este documento junto con el vuelto de dinero si corresponde.
Estos 8 pasos producen efectos de control y de información:
- Información:
Determina monto de ventas diarias.
Determina los impuestos para cumplir con normativa tributaria.
Ciclo de ventas mensuales (días en que se vende más (peak de ventas) o los días en que menos ventas se efectúen en el mes).
Presupuesto del volumen aproximado de compras por día de cada mes según el ciclo de ventas.
La boleta de compraventa sirve para ser ingresada a la contabilidad.
- Control:
Prevenir que se realicen ventas que no se ingresen los pagos a la caja del negocio.
Que al comparar los vales de venta que posee el encargado de la cocina y el encargado de la emisión de la boleta de venta sean iguales.
Que no se evada el impuesto al no emitir boletas de compraventa.
El origen de los activos y pasivos se puede explicar en el siguiente gráfico de acuerdo a los fondos de dinero utilizados al invertir en la empresa:
| ACTIVOS | PASIVOS | ||
| Uso que se da a los Fondos | Fuente de los Fondos | ||
| Derechos de la Empresa | 5.000 | Obligaciones de la Empresa | 5.800 |
| Disponible en caja y Bancos | 1.000 | Proveedores y Acreedores | 2.800 |
| Cuentas por cobrar a clientes | 3.500 | Préstamos en Bancos e Instituciones Financieras | 3.000 |
| Cuentas morosas de clientes | 500 | ||
| Bienes de la Empresa | 21.800 | Recursos propios de la empresa | 21.000 |
| Terrenos y Edificaciones | 10.000 | Capital aportado por socios y accionistas | 15.000 |
| Maquinaria, Equipos | 5.500 | Utilidades Acumuladas | 6.000 |
| Instalaciones y Mobiliario | 2.500 | ||
| Vehículos de transportes y movilización | 1.800 | ||
| Existencias en mercaderías y de producción propia | 2.000 | ||
| Total Activos | 26.800 | Total Pasivos | 26.800 |
Estado de Resultados
Toda empresa efectúa transacciones que ocasiona resultados parciales y finales de rentabilidad positiva o negativa, denominados como pérdida y ganancias
El esquema de presentación del Estado de Resultados es el siguiente:
| (+) Ventas Netas y/o Servicios del Giro Comercial | 37.500 |
| (-) Costo de Ventas de mercaderías o servicios prestados | (18.000) |
| (=) Margen Bruto de Explotación | 19.500 |
| (-) Gastos de Administración y Ventas | (11.500) |
| (=) Resultado de Explotación o del giro | 8.000 |
| (+) Ingresos financieros | 1.500 |
| (+) Otros ingresos fuera de explotación | 500 |
| (-) Gastos financieros | (200) |
| (-) Otros egresos fuera de explotación | (300) |
| (+ / -) Utilidad / (Pérdida) por inversión en empresas relacionadas | |
| (+ / -) Corrección Monetaria y diferencias de cambio | 100 |
| (=) Resultado antes de Impuesto a la Renta | 9.600 |
| (-) Impuesto a la Renta | 960 |
| (=) Utilidad o (Pérdida) del Ejercicio | 8.640 |
El Flujo de Caja o Cash Flow
Para llevar un ordenamiento con la disponibilidad de los fondos de dinero se debe confeccionar un estado con los ingresos y egresos de caja para ordenar y determinar semanal, mensual y anualmente, las fuentes, uso de los fondos y los saldos resultantes. Todo esto con el fin de ordenar el manejo del dinero del negocio.
Este flujo normalmente se agrupa en partes principales: Ingresos, Egresos y Saldo mensual y saldos acumulados.
Un ejemplo es el que se presenta a continuación:
|
PERIODO/MES ITEM |
Mes 1 | Mes 2 | Mes 3 | .... | .... | Mes 12 | TOTAL |
| Aporte socios en efectivo | 20.000 | 20.000 | |||||
| Capital Semilla | |||||||
| Préstamos | 20.000 | 20.000 | |||||
| Ventas | 5.000 | 5.000 | |||||
| Total Ingresos | 20.000 | 20.000 | 5.000 | 45.000 | |||
| Inversiones | 7.000 | 20.000 | 27.000 | ||||
| Gastos puesta en marcha | 500 | 500 | |||||
| Pago comisiones por venta | 200 | ||||||
| Compra de materias primas | 5.000 | 5.000 | 10.000 | ||||
| Compra de materiales | 200 | 200 | |||||
| Compra de insumos | 1.000 | 1.000 | |||||
| Mano de obra | 1.000 | 1.000 | 2.000 | ||||
| Costos fijos por mes | 500 | 500 | 500 | ||||
| Amortización de préstamos | 1.800 | 1.800 | |||||
| Pago de intereses | 200 | 200 | |||||
| Retiros de utilidades | |||||||
| Pago de impuestos | |||||||
| Total Egresos | 8.200 | 26.500 | 9.500 | 44.200 | |||
| SALDO MENSUAL | 11.800 | (6.500) | (4.500) | 800 | |||
| SALDOS ACUMULADOS | 11.800 | 5.300 | 800 | 800 |
