Gestión Financiera Y Contable
etapa 1

INTRODUCCIÓN

A través de mi experiencia profesional me he dado cuenta que muchos empresarios y comerciantes emprendedores se ocupan más en cumplir las normativas tributarias y  laborales  que las de finanzas  y de control administrativo contable.

No quiero decir que las normativas tributarias y laborales no sean importantes, ya que se deben cumplir de todas maneras, pero lo que no es adecuado, es que no haya ocupación por el análisis y  control interno de las operaciones financiero-contable, como  si nos diera temor evaluar la verdadera situación de nuestros recursos financieros.

El crecimiento, mantenimiento, desarrollo y consolidación a través del tiempo de un negocio tiene mucho que ver con la salud financiera de la empresa.

"El contar con los recursos de fondos necesarios cuando realmente se requieren, el efectuar pagos de las deudas en los momentos pactados o el contar con fondos necesarios para nuevas inversiones son fundamentales para la permanencia a través del tiempo de cualquier negocio."

Esperamos que a través del presente trabajo podamos incentivar, a todos quienes han comenzado un negocio o tienen un negocio para que sea una tarea primordial el permanente registro, control y análisis de nuestros recursos y obligaciones financieras.
 

LAS FINANZAS

¿Qué debemos hacer?

"En una reunión de trabajo para dar forma a un proyecto que estaba en la mente  de Sandra una mujer emprendedora, que no dormía bien, pensando en cómo debía hacer  aquello que no dominaba en lo absoluto: Financiar el negocio.

Sandra es una experta chef, pero en finanzas y administración sus conocimientos son limitados o nulos. 

Su futuro negocio: un restaurante en un céntrico mall de  la ciudad, y  eso no es todo, su intención es la apertura de un segundo local una vez que consolide el primero.

El motivo de su preocupación está en que para la mayoria de nosotros  las técnicas que no conocemos, nos parecen más difíciles de lo que realmente son.

La mayor preocupación que nos planteó Sandra fue:

¿Cómo se mantiene vigente un negocio o empresa a través del tiempo?

Esta interrogante  originó muchas otras preguntas como las siguientes:

• ¿Satisfacción personal y/o satisfacción financiera?
  
• Si obtenemos utilidades  ¿significa que contamos con más dinero?
  
• ¿Cómo se sabe con cuánto dinero voy a contar?
• ¿Cómo saber si se financia mi negocio?
• ¿Qué problemas de tesorería se pueden presentar?
• ¿Qué hacer con el dinero que me cancelen los clientes?
• Los grandes problemas de la mayor parte de las empresas es el resguardo del dinero,  ¿Qué tengo que hacer para que no se pierda o me roben mis propios trabajadores?
  
• Con respecto a la venta:  ¿todo al contado?
  
• ¿Serán conveniente los convenios de comida con empresas que son pagadas una vez al mes?
  
• Comprar, ¿al contado o a crédito?
• ¿Cuánto vender para no perder?
• Si en el transcurso del negocio necesitamos una inversión: ¿cómo la financiamos?
  ¿Recuperaremos la inversión?

Al escuchar esta cantidad de preguntas me pareció que había que comenzar a dar respuesta a algunas de ellas, y dije:  Me encargaré de comenzar hoy mismo un flujo de caja para no improvisar, no había terminado de concluir mi idea y me interrumpió: ¿Qué es un flujo de caja?, ¿Qué necesitamos para confeccionarlo?, ¿Vale la pena hacerlo?. Le respondí: Si lo he propuesto es porque vale la pena hacerlo".

 

Primeros pasos

Con el fin de comenzar a trabajar en el tema financiero de una vez por todas y no perder más tiempo irrumpimos explicando lo siguiente:

Respecto a la primera interrogante de cómo un emprendedor, como lo era Sandra chef de primera, puede permanecer vigente a través del tiempo es importante considerar diversos aspectos que podemos resumir en palabras clave:

• Innovación.
  
• Esfuerzo.
  
• Calidad.
  
• Originalidad.
  
• Control.
  
• Conocimiento del cliente.
  
• Gestión.
  
• Procesos de trabajo.
  
• Información.
  
• Decisiones.
  
• y otras más que se encuentran en el ambiente.
  

Aunque suenen complicadas de lograr se debe considerar la utilización de elementos técnicos que ayuden a efectuar dichas tareas en cualquier negocio.  Muchas de las respuestas se encuentran relacionadas con el conocimiento que se tiene del producto o servicio que se va a ofrecer,  así como  de la motivación e intereses del emprendedor.

Las técnicas que no se puede dejar de lado son la contabilidad y las finanzas.  Esta era la primera premisa  que  debía comprender Sandra, obviamente habrán situaciones de las que se deberán ocupar los expertos en dichos temas,   pero vamos a lo que debe conocer ella, y por supuesto, todo emprendedor que desea lograr el éxito en sus propósitos.

¿Qué se entiende por finanzas?

Para explicar a una persona que no es profesional en la materia, como  es el caso de nuestra amiga Sandra, debemos partir por entender que toda empresa por muy pequeña que  sea,  genera ingresos y egresos de dinero, ya sea en efectivo (billetes), con documentos (cheques) o dinero plástico (tarjetas de débito o crédito de instituciones financieras, bancos o casas comerciales).

Las finanzas comprenden: El estudio de lo relativo a la obtención y utilización de fondos, como también  de su gestión. Esto significa que la actividad  de las  que se ocupará Sandra en su restaurante será la de lograr vender el máximo de platos de su rica comida con el fin de generar ingresos. Pero también esto implica conocer cuales son los requerimientos de dinero para asegurar el funcionamiento del negocio.

 
RECUERDE QUE: Los proveedores son importantes, por lo que se debe contar con los fondos necesarios para mantener los pagos al día (los proveedores son tan importantes como los clientes. En la gestión de calidad se considera como clientes que hay que atender muy bien).

Lo que debemos tener claro:

• Obtención de fondos: la obtención de recursos se logrará a través del aporte de capital cuando la empresa comienza, pasando por algún crédito de alguna institución financiera y terminando en la obtención de fondos desde la fuente más importante, que es a través de la venta a los consumidores. Muchos negocios incluyen como fuente de recursos la inversión como son  los depósitos a plazo que generan después de un tiempo determinado intereses que se traducen en ingresos de dinero. Una vez que se obtienen los fondos se conoce como ingresos de dinero.
  
  
• Utilización de fondos: Es el uso que se le da a los fondos disponibles como es la inversión en mercaderías o materias primas para mantener el giro o actividad económica. También se requiere invertir en infraestructura, adquirir servicios como energía eléctrica, arriendos y otros Una vez que se utiliza los fondos se conoce como egresos o desembolsos.

¿Cuándo se generan egresos?

Los ingresos y egresos más comunes en cualquier negocio son los siguientes, comenzaremos  por los ingresos.

Operaciones que generan egresos:

En la relación anterior se está describiendo solamente la ocurrencia de ingresos y egresos de dinero. Sin efectuar un mayor análisis de la repercusión contable de estos, lo cual se analizará más adelante cuando se trate el tema de los costos, gastos, utilidades y pérdidas.

Nótese que se sugiere una buena relación, tanto con clientes como también con proveedores,  bancos y el fisco con su imposición tributaria. Todo esto por las repercusiones que tiene el oportuno pago de compromisos.

Le recomendé a mi amiga  del restaurante que en la medida que  cancele oportunamente la remuneración a sus  cocineros los platos serán de mayor calidad , y   mejor que los demás restaurantes.
Si al proveedor de verduras y frutas le pagamos oportunamente según lo acordado, la calidad de ellas estará acorde con un restaurante como lo sueña nuestra amiga Sandra.

Nuestra misión a continuación es dar a entender que lo necesario para subsistir y no morir en el intento es que los ingresos que se vaya generando diariamente sean mayores a los egresos o desembolsos para no caer en un estado de no poder pagar nuestros compromisos.

Cuando el negocio comienza sus actividades tendrá un tiempo sin generar ingresos debido a que la puesta en marcha de todo negocio no es tan rápida como quisiéramos.

"Por ello:el capital aportado por el propietario o por los socios debe cubrir los egresos de un periodo razonable antes de obtener ingresos por parte de los clientes."  

¿Arriesguémonos a poner números a este negocio? 

Para comenzar debemos contar con los siguientes fondos de dinero:

Cómo  el caso de Sandra es una empresa individual requiere de una formalidad que es una Escritura de Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, con el fin de limitar su responsabilidad legal por compromisos no cumplidos respecto de sus bienes personales. Por esta razón debe considerar cancelar honorarios a abogado para que realice esta escritura.

Debe también dejar comprometido un local donde funcionar,  que tenga buena ubicación (de fácil acceso a sus potenciales clientes), por lo cual debe contar con dinero para contratar el local cancelando al menos un mes de arriendo y uno de garantía de acuerdo a normas legales vigentes.

La adquisición de útiles y equipo de trabajo como son cocina, ollas, platos, vajilla y otros.

Según nos hizo saber nuestra emprendedora, cuenta con sillas y mesas para el público debido a que tuvo anteriormente otro negocio de este tipo con un socio... ( Lo cerró, pues terminó la buena amistad entre los socios, Cuidado con estas situaciones.)
 
Resumamos

Capital inicial para cubrir egresos de inicio de operaciones:

Para este caso, nuestra amiga  del restaurante tendrá que contar con un capital en dinero de 789.000 con el fin de cubrir los egresos de  al menos  los tres primeros meses de funcionamiento, mientras el restaurante logra posesionarse en el mercado del rubro.

Para financiar esta cantidad de capital se tienen  varias opciones de obtención, que puede ser las más óptimas:

1.  Aportar con recursos propios, que ocurre cuando quien va a iniciar una actividad, cuenta con el dinero suficiente.
   
2. Obtener un préstamo en alguna institución financiera, como es un banco, con el monto requerido para iniciar actividades. En este caso, se debe estar sujeto a los requerimientos que exige este tipo de instituciones para otorgar el dinero.
   
3. Conseguir todas las adquisiciones al crédito, como son, los útiles y equipos de cocina, las verduras, carnes y otros alimentos necesarios para vender. Este caso será riesgoso si los créditos obtenidos  tienen un plazo de devolución  menor al que se  pueda obtener el dinero suficiente para devolverlos.

Con cualquiera de las opciones anteriormente expuestas, nuestra amiga debe procurar obtener ingresos de dinero suficientes para responder a  estos compromisos.

Esto quiere decir, que la venta tiene que ser la suficiente para financiar la operación del restaurante  todos los días.

Nótese que dijimos financiar.

Por lo que podemos concluir que financiar es la técnica de lograr que los recursos obtenidos (ingresos por ventas, en este caso), sean por lo menos, iguales a los recursos usados o invertidos (desembolsos por compras necesarias para mantener funcionando el negocio, como son para este caso, el arriendo, el consumo de energía eléctrica, los alimentos necesarios para la atención de los clientes y otros).

Gestionar las finanzas

Para lograr financiar las actividades diarias de un negocio se requiere definir anticipadamente los logros que se desean alcanzar y qué se hará para obtener estos logros.

Calculamos el monto del capital necesario para comenzar:   Para que nuestra amiga se sienta más tranquila y comprometida con las actividades que  se requieren para alcanzar las cifras que se necesitan para echar a andar este negocio.

Todo emprendedor sabe que es necesario establecer estrategias, por lo cual le recomendamos a nuestra amiga  que debe plantear estrategias que se encuentren relacionadas con las finanzas. Por ejemplo: la ubicación geográfica es un elemento estratégico.

La estrategia es un plan de acción que en el corto plazo debe generar resultados que pueden ser los esperados o no. De allí viene la importancia de establecer adecuadamente este tipo de plan.

• Para la estrategia se requiere identificar el tipo de cliente y sus cualidades. Un producto puede ser elaborado a un precio bajo accesible a la mayor cantidad de personas siendo masivo, pero su costo y calidad deberá estar acorde con el precio.

Los ingresos son importantes

Si un producto de alta calidad es puesto en el mercado a un precio barato, es muy posible que lo adquiera una gran cantidad de consumidores. En cambio, si es ofrecido este mismo producto a un precio más alto disminuirá la cantidad de consumidores.

Algunos consumidores, a pesar de encontrar su precio más elevado pueden estar predispuestos a comprar este producto por su buena calidad. Si cumple con las características que requiere el mercado, el producto se venderá masivamente.

El ingreso de dinero de un producto más barato será menor por cada producto vendido, lo que significa que se debe vender una gran cantidad de productos para recuperar algunos desembolsos que se debe recuperar, como por ejemplo, el arriendo del local.

Si el mismo producto se vende a un precio mayor, tenderá a comprarlo una menor cantidad de personas, pero se recuperará una mayor cantidad de dinero con la venta de cada producto.

Si comparamos un producto costoso con uno barato diremos que para recuperar algunos desembolsos deberemos vender una mayor cantidad de productos baratos que aquellos que son costosos.

Veamos un ejemplo: si un plato colación, de aquellos que comen los trabajadores diariamente a la hora de almuerzo tiene un costo de 500 podemos presentar las siguientes opciones de precios de venta al público:

La pregunta es...¿con cuál alternativa se cuenta con un mayor ingreso?

En el módulo de costos vamos a analizar cómo  se determina el punto de equilibrio entre los ingresos para cubrir los costos y gastos, una vez que identifiquemos los costos que varían de acuerdo a los niveles de producción y ventas de aquellos que se mantienen fijos, no siendo alterados por estas variaciones.

En el recuadro anterior, la alternativa 3 parece las más atractiva. Pero, ¿realmente lo es?

A mayor margen comercial en el precio de cada uno de nuestros productos constituye un precio más alto que puede repercutir en una baja en la cantidad de unidades que se venda. ¿El público está en condiciones de pagar un precio más alto por el producto? Si la respuesta es sí podemos vender más caro. Si la respuesta es no, entonces no podemos subir mucho los precios pues nuestros clientes no pagarán ese precio por nuestros productos.

Con la alternativa 1 lograremos un menor ingreso por cada producto vendido pero será compensado con una mayor cantidad de clientes que requieran nuestros almuerzos pues son más baratos. Por lo tanto, si consideramos que el almuerzo tendrá la misma calidad en las distintas alternativas de precios, lo más probable es que los clientes llegarán al restaurante en mayor cantidad cuando los precios sean los más bajos, además que se debe considerar aspectos relacionados con la competencia.

Si tenemos que cubrir en el mes dos costos:

     1) Costos de la materia prima (verduras, fideos y otros elementos componentes del almuerzo), que se considera incluida en el precio de cada almuerzo, y

     2) Costos de arriendo mensual que suman 275.000, entonces los cálculos de financiamiento, si se vende 1.000 de almuerzos en el mes, será el que veremos en la siguiente página.

Análisis de las alternativas:

Análisis de las alternativas:

Alternativa 1: Si se venden 1.000 almuerzos a 700 cada uno obteniendo un total de 700.000  se cubren  los costos de la materia prima  por 500.000 pero no se logra financiar el desembolso que se debe realizar para cancelar el arriendo del local en el mes correspondiente, percibiendo una pérdida de 25.000. Debemos excluirla como alternativa.

Alternativa 2: Si se venden 1.000 almuerzos a 1.000 cada uno obteniendo un total de ingresos por 1.000.000 se logra cubrir el costo de materia prima de 500.000 y el monto del arriendo de 225.000 obteniendo una utilidad de 275.000. Es una mejor alternativa.

Alternativa 3: Si se venden 1.000 almuerzos a 1.500 cada uno obteniendo un total de ingresos por 1.500.000 se logra cubrir el costo de materia prima de 500.000 y el monto del arriendo de 225.000 obteniendo una utilidad de 775.000. La que parece aún como mejor alternativa que la anterior.

Todo dependerá de la cantidad de almuerzos que se logre vender. Normalmente a mayor precio de un producto lograremos vender una menor cantidad de ellos. Principalmente al comenzar  un negocio no se puede vender más caro que la competencia a no ser que el producto tenga una mejor calidad, características, presentación, durabilidad u otra cualidad diferenciadora con la competencia.

Un reto con calculadora en mano:

Determine el resultado con las siguientes opciones utilizando el recuadro

Alternativa 1: Que el  precio de venta sea de 700 y  se venda 1.300 unidades.
Alternativa 2: Que  el precio de 1.000 se venda solo 800 unidades.
Alternativa 3: Que el precio de 1.500 se venda la cantidad de 500 unidades.

Debemos vender a un precio más conveniente para el cliente para que nos prefieran a nosotros y no a la competencia.

Este parece ser un problema solo de marketing,  pero  poder  lograr  los precios que se han  definido depende del mercado (clientes y restaurantes de la competencia), como también necesitamos  de nuestros registros contables.

Objetivos financieros y ciclos de vida del negocio

Todo negocio pasa por diversas etapas a través de su vida comercial  esto requiere la proposición de diversos objetivos para alcanzar éxito financiero.

Estas etapas se conocen como ciclo de vida,  parten  desde el crecimiento, pasando por sostenimiento hasta la consolidación.

• Etapa de crecimiento: Esta etapa es inicial del ciclo de vida en ella se desarrollan e intensifican nuevos productos y servicios. Se considera la construcción de la infraestructura y posteriormente la ampliación de instalaciones de producción y de atención a clientes. Se establecen redes de distribución de los productos y servicios.
  
  
• Etapa de sostenimiento: Se espera en esta etapa mantener el mercado de clientes. Se puede proponer aumentar cada cierto tiempo su clientela. Se amplía la capacidad de producción. Una característica importante de la etapa es que se propone mejorar el rendimiento  sobre el capital invertido.
  
  
• Etapa de consolidación: Se espera lograr una recompensa producto de las etapas anteriores. Ya no se requiere de grandes inversiones relevantes. Se espera mantener las capacidades y los equipos invirtiendo solamente lo suficiente para ello.

Al definir estas etapas se supone que los objetivos que se proponga financieramente se acomodan a los requerimientos de fondos en cada una de ellas ya definidas anteriormente. Esto tiene importancia a la hora de proyectar los fondos que se espera invertir y por tanto los fondos que se requieren para efectuar estas inversiones.

Información para tomar decisiones

Una empresa que tiene fines de lucro debe contar con recursos que al ser explotados se efectúan actividades obteniéndose resultados que pueden o no ser esperados.

Estos recursos son:  Materiales,  Humanos,   Financieros,  Tecnológicos.

Estos recursos al ser bien utilizados deben  generar utilidades para que el negocio subsista en el tiempo. Con este propósito se debe planificar y controlar la utilización de estos recursos al interior de la empresa. La relación entre la planificación y el control la entrega la información. Esta información, para que realmente sea útil para planificar y controlar, debe poseer ciertas características que son:  Confiable, Oportuna, Relevante,  Comprable, Útil y Comprensible.

Analicemos el gráfico anterior

• Información interna: es un conjunto de datos procesados que permiten decidir certeramente los pasos a seguir. Es el caso de recopilar y procesar información acerca de los montos adeudados por los clientes, deudas con entidades financieras, como son los bancos,  identificando claramente los montos a cancelar como también las fechas de pago.
  
  Una información que es importante manejar correctamente es la referida a la disponiblidad de dinero, tanto en efectivo como a través de cuentas corrientes.Teniendo información oportuna y certera que permita el control de manejo de efectivo o a través de las cuentas corrientes, en buenas cuentas el manejo de tesorería, tendremos una gran parte de la información del negocio bajo control.