Diseño de un Sistema de Control de Gestión
Una de las etapas más importantes del Control de Gestión lo constituye el diseño del sistema, es un trabajo duro y nada fácil, pero no imposible de llevar a cabo con la asistencia de profesionales competentes y calificados, más la firme voluntad de la Gerencia y la cooperación de los miembros de la organización.
Dado que como este curso es solo una introducción al Control de Gestión, se hace imposible entrar en detalles y pretender expresar como se estructura un sistema de control, por lo tanto solo se tocarán los aspectos más generales.
En el diseño hay que dejar claro lo siguiente:
- Debe estar definido y bien estructurado.
- Debe estar cuantitativamente orientado.
- Debe estar basado en estándares de desempeño.
- Debe monitorear resultados reales relevantes.
- Debe ser comparado con resultados planificados.
- Debe ajustar las acciones de la empresa.
- Debe operar bajo una plataforma computacional.
Además debe considerar los siguientes aspectos:
- La estrategia de la empresa.
- El diseño de la estructura organizacional.
- Las unidades de análisis.
- Los indicadores de gestión.
- Los procedimientos de monitoreo.
- Los responsables de la medición.
- El impacto en el comportamiento.
- La organización y los métodos.
Determinación de las Unidades de Análisis
En esta etapa se deben segmentar las actividades principales de las unidades escogidas al interior de la organización, considerando lo siguiente:
- Reconocimiento de Centros de Responsabilidad.
- Identificar la naturaleza de cada Centro.
- Determinar las relaciones entre unidades.
- Definir procedimientos para las relaciones.
Definición de un Centro de Responsabilidad
Es una unidad organizada que está dirigida por una persona responsable asignada para ello en quien se han delegado unas determinadas funciones y en quien se ha descentralizado de forma explicita un determinado nivel de decisión.
Nota: El Control de cada Centro debe hacerse de acuerdo a la responsabilidad, no se debe olvidar que el control es a la actividad o al proceso y no a la persona, ya que en la actividad esta implícito el recurso humano.
Algunos tipos de Centros de Responsabilidad a saber son:
- Centro de Costo: Los gerentes son responsables de los gastos generados por los flujos de insumos.
- Centro de Ingresos: La responsabilidad de los gerentes se deriva de los ingresos generados por los flujos de salidas como así los gastos de los flujos de insumos.
- Centro de Beneficios: La responsabilidad de los gerentes es juzgada por la habilidad de generar beneficios (ingresos menos gastos).
- Centros de Inversión: La responsabilidad se mide en términos de beneficios como porcentaje de la base total de la inversión.
Nota: El apellido del Centro está en función del logro.
Selección y Construcción de Indicadores
En la selección hay que considerar lo siguiente:
- Las señales deben ser:
- Pocas, claras, simples, y que identifiquen la responsabilidad.
En la construcción hay que considerar entre otros lo siguiente:
- Definir el FACTOR a medir.
- Definir el INDICADOR clave.
- Definir el nivel ESTANDAR de comparación.
Otras consideraciones a tener en cuenta en los Indices de Gestión:
- Miden gestión, NO personas.
- Ayudan al juicio, NO lo reemplazan.
- Orientados a la acción.
- Son de perspectiva de corto y largo plazo.
- Son índices de resultados, NO de estándares.
Tablero de Control Integral (Balanced Scorecard)
Principios de las Mediciones en el Control
- Mediciones destinadas a medir resultados de la gestión.
- Servirse de índices comunes de resultados, no de estándares comunes de resultados.
- Mediciones como ayuda a la formación de un juicio para la valoración de los resultados.
- Dar el peso específico adecuado a los resultados futuros, así como actuales, para facilitar la conservación de equilibrio entre los resultados de corto plazo y largo plazo.
- Mediciones seleccionadas para facilitar y no para restringir la acción constructiva.
Funciones Directivas de un Sistema de Control de Gestión
- Lograr los objetivos organizacionales.
- Permitir la descentralización en las operaciones.
- Evitar los conflictos internos.
- Coordinar esfuerzos en distintas áreas.
- Detectar los problemas a tiempo
- Formar equipos que actúen y contribuyan en la dirección deseada.
- Conectar el sistema de control con el sistema de recompensas y beneficios a los empleados.
Modelos de Formulación de los Indicadores de Gestión
- Indicadores clave de desempeño.
- Factores críticos de éxito.
- Tablero de Control Integral
A modo de ejemplo y para una mayor claridad se muestran los cuadros siguientes:
| INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO | |
| ÁREA | MEDIDAS DE DESEMPEÑO |
| Rentabilidad | Ingreso Residual |
| Posición en el mercado | Participación en el mercado |
| Productividad | Producción |
| Liderazgo de productos |
Posición competitiva Investigación y desarrollo Innovación |
| Desarrollo personal |
Programas de desarrollo Inventario de promoción
|
| Actitud de empleados |
Indicadores estadísticos Encuesta periodica |
| Responsabilidad pública | Encuestas |
| Equilibrio de objetivos a corto y largo plazo | Para todos los factores anteriores |
| INDICADORES CRÍTICOS DE ÉXITO | |
| FACTOR | MEDIDAS DE DESEMPEÑO |
| Imagen mercados financieros | Razón precio/utilidad |
| Reputación ante clientes | Encuestas |
| Éxitos de mercado |
Cambio en participación de mercados Tasa en crecimiento de mercados |
| Reconocimiento de riesgos |
Relación mantenida con los clientes Clientes nuevos y antiguos |
| Margen de utilidad | Utilidad/ Ingresos |
| Moral de la empresa | Rotación , ausentismo |
| Rendimiento | Costo real vs proyectado |
Ejemplo de un Tablero de Control Integral del Gerente de Logística de una empresa
* El puntaje es asignado arbitrariamente.
Cada empresa debe diseñar su propio Cuadro de Control Integral, este debe ser a la medida y necesidad de cada organización, de acuerdo a su Estrategia, Objetivos y Metas.
Finalmente, para la implementación y puesta en marcha la gerencia debe sobre la base de un sistema de incentivos, comprometer a sus empleados, para asegurar que su comportamiento permita el logro de los objetivos de la empresa.
