Herramientas del Control de Gestión
Antes de señalar las herramientas que utiliza el Control de Gestión, se hace necesario citar los cuatro momentos de actuación de dicho control:
- El Control ex ante, que se ejerce con la planificación y los presupuestos.
- El Control de regulación, que se ejerce durante el proceso en sí.
- El Control correctivo, que se ejerce por la supervisión directa.
- El Control de evaluación, o ex post, que se aplica periódicamente y más que corregir permite replanificar hacia delante.
Las herramientas más usadas en el Control a saber son:
- Los Presupuestos
- La Costos basados en la actividad (ABC) –Activity Based Costing
- Los Centros de Responsabilidad. (Centros de Costos, Centro de Ingresos, Centro de Beneficios y Centro de Inversión)
- El Análisis Financiero (Balance e Informes)
- La Evaluación de la Inversiones
Hoy en día los instrumentos más usados para el Control de Gestión, a nombrar son los siguientes:
- Tablero de Control Integral ( Balanced Scorecard)
- Sistemas Integrados de Control (Base de Datos)
- Control basado en las Actividades (ABC)
Los Indicadores de Gestión
Es muy claro que no basta con identificar los procesos de riesgo, es necesario definir su nivel de actividad normal o estándar, medir su comportamiento y corregir cuando ingresan a la “zona de peligro”.
Llámase zona de peligro, al área donde se produce la falla, el error, la desviación, la pérdida, etc.
Para desarrollar Indicadores de Gestión, se entiende por expresiones cuantitativas que nos permiten analizar cuán bien se está administrando la empresa o unidad de negocios, en áreas como uso de los recursos uso de los recursos (eficiencia), cumplimiento el programa (efectividad), errores de los documentos (calidad), etc.
Ejemplo de Indicadores:
- Cantidad de Productos rechazados por defecto.
- Ausentismo laboral por Licencias.
- Flujo de Caja.
- Crecimiento de las Ventas.
- Ingresos por Ventas, etc.
Los pasos a seguir en el desarrollo de los Indicadores de Gestión son los siguientes:
- Definición de los objetivos. Es fundamental para poder administrar con eficiencia la acción correctiva.
- Definición de los factores. Investigar muy bien cuales son los factores determinantes y más relevantes que intervienen en un proceso de riesgo para establecer la forma de medir su comportamiento.
- Determinar la forma de vinculación. Una vez definidos los factores es necesario precisar como se vinculan entre sí.
- Definición de las fuentes de datos. Determinar la fuente de donde se va a obtener los antecedentes para calcular un indicador.
- Definición de la periodicidad. Cada cuanto tiempo se debe efectuar la medición.
- Designación del responsable. Establecer muy claro la persona encargada de hacer las mediciones.
- Designación de los usuarios. El destinatario de la información obtenida luego de la medición debe quedar bien determinado.Los usuarios se deben clasificar por niveles ya sean estratégico, táctico u operacional.
NOTA: Tablero de Control Integral, desplegado en una Sala de Toma de Decisiones (STD) de una empresa, puede asimilarse guardando las debidas proporciones de la situación y escenario, a lo que es en un buque de guerra la Central de Informaciones de Combate (CIC).
Atributos de la Medición
Los atributos de la medición son los siguientes:
- Pertinencia: Lo medido debe ser significativo, importante y relevante, y no superfluo o circunstancial.
- Precisión: Que la medida obtenida refleje fielmente la magnitud del hecho evaluado.
- Oportunidad: Si la medición no es oportuna es una pérdida de tiempo y de recursos.
- Confiabilidad: La medición debe estar fijada sobre bases estables y repetitivas.
- Economía: Debe ser más económico que la pérdida que se desea evitar o que la ganancia que se puede generar.Este atributo ya antes mencionado, es fundamental.
Clasificación de la Información
La información que usa el Control según sus características se puede clasificar en tres grupos:
- Según su origen
Información estadística: Que emana de fuentes ajenas al sistema contable.
- Según su expresión
Información cualitativa: Es aquella expresada descriptivamente.
- Según el momento
Información proyectada: es aquella que se refiere a la simulación de hechos supuestos válidos que sucederán en el futuro.
El Control Regulado: los Presupuestos
Presupuesto, se define simplemente como la cuantificación de un Plan.
Pasos en la formulación de un Presupuesto.
Definición de objetivos o metas.
Definición de objetivos específicos.
Explicitación de políticas.
Establecimiento de Planes de acción.
Preparación de los Planes de trabajo.
Elaboración de los Presupuestos.
Decisión de la estrategia a seguir.
Adaptación a la estructura.
Adaptación del sistema de información.
Adaptación del sistema de control.
Preparación de los encargos directivos.
Puesta en marcha.
Contrastación: seguimiento/realidad.
Evaluación y reformulación.
La Alta Gerencia de la empresa espera que los Presupuestos proporcionen y sirvan como:
Una herramienta precisa, analítica y oportuna.
Tengan la capacidad de predecir el desempeño.
Advertir las desviaciones respecto al pronóstico.
Soporte para la asignación de los recursos.
Capacidad de controlar el desempeño real en curso.
Capacidad de emplear el anterior desempeño como una guía.
Indicios anticipados de las oportunidades.
Las ventajas de trabajar con Presupuestos es:
Los miembros de la empresa toda esta obligada a pensar en forma ordenada y sistemática.
Suministra expectativas definidas de los resultados de las decisiones.
Permite juzgar la acción emprendida.
Formaliza las responsabilidades de la planificación.
Sirve y ayuda a coordinar los esfuerzos y tareas.
Armoniza los objetivos particulares con los objetivos generales.
Facilita las comunicaciones interfuncionales.
Definición técnica de Presupuesto:
Representa la proyección de datos financieros de un plan de uno o más años.
Algunas desventajas, a saber:
- Pueden coartar la acción, cuando se le ve como un fin in si mismo cuando es solo un medio.
- Puede inmovilizar a la Gerencia, no deja recursos para otros proyectos nuevos, esto sucede cuando no se entiende que éste es móvil y no estático.
Nota: Los Presupuestos se pueden actualizar en forma constante; el cambio es constante y es una realidad.
- Pueden quedar obsoletos rápidamente por turbulencias del medio, como se señaló los Presupuestos no son estáticos.
- Pueden incentivar la mentalidad mezquina, al gastar de una vez a fin de año lo que le queda de saldo por asignación presupuestaria, para evitar que le hagan recortes en la próxima asignación, en otras palabras trata de “justificar” el gasto presupuestario a como de a lugar.
Nota: Aún existiendo desventajas los Presupuestos son estrictamente necesarios y hoy en toda empresa, incluso en las más tecnificadas siguen utilizándolos y nadie duda de su importancia en el manejo de los recursos monetarios.
Tipos de Presupuestos
Según sus fines se pueden nombrar algunos, como los siguientes:
- Presupuestos de capital.
- Presupuestos operacionales.
- Presupuestos flexibles.
- Presupuestos periódicos.
- Presupuestos por nivel.
- Presupuestos parcial.
- Presupuestos base cero.
- Presupuestos de continuidad.
- Presupuesto maestro.
- Presupuestos de responsabilidades.
La estructura Presupuestaria se forma con los Presupuestos parciales como los siguientes:
- Presupuesto de ventas.
- Presupuesto de cobranzas.
- Presupuesto de de costo de ventas.
- Presupuesto de inventario.
- Presupuesto de compras.
- Presupuesto de caja.
- Presupuestos de pagos a proveedores.
- Presupuesto de mano de obra.
- Presupuesto de I.V.A.
- Presupuesto de financiamiento, etc.
Análisis de Ratios
Los ratios son coeficientes que proporcionan unidades de medidas a través de la relación de datos financieros entre sí, para lo cual deben cumplir las siguientes condiciones:
- Que los datos financieros a relacionar correspondan a un mismo momento en el tiempo.
- Que exista una relación económica, financiera o administrativa entre los datos a comparar.
- Que las unidades de medidas en que estén expresados ambos datos sean consistentes entre sí.
Los tipos de índices más conocidos son los siguientes:
- Índices de liquidez. Estos buscan evaluar la capacidad de las inversiones de la empresa para enfrentar adecuadamente los compromisos de pago.
- Índice de endeudamiento o apalancamiento.Este busca evaluar el grado de compromiso que existe sobre las inversiones y el patrimonio de la empresa.
- Índices de rentabilidad. Buscan evaluar rendimientos sobre distintas bases como inversión, ventas, patrimonio, etc.
- Índices de rotación. Buscan medir niveles de eficiencia en los niveles de inversión.
Ejemplo: Índice de Rentabilidad sobre las ventas. Este ratio busca medir el rendimiento líquido sobre la gestión operacional de la empresa. Se expresa en porcentaje.
Utilidad líquida = X 100
Ventas totales
Medidas de desempeño
Son indicadores cuantitativos del desempeño de una empresa definidos a diferentes niveles jerárquicos. Se orientan a medir la solidez financiera de la empresa y la eficiencia general de cada una de las funciones.
