Control Interno
El Control Interno es el sustento del Control de Gestión, muchas veces se le relaciona con la Auditoria a los Estados Financieros de la empresa, ya que es el profesional Auditor quién para establecer el alcance, oportunidad y profundidad de sus pruebas y procedimientos, comienza por evaluar la calidad del Control Interno.
El Control Interno está concebido como un sistema que abarca en forma integral a toda la organización, el cual debe obligatoriamente ser conocido por los miembros directivos, ejecutivos y mandos medios.
Es importante señalar, lo siguiente:
A veces las decisiones tomadas por la plana mayor de la empresa dan malos resultados porque los controles son inapropiados, débiles o insuficientes y, en cambio puede que decisiones mediocres den resultados aceptables, debido a que una adecuada estructura de control permite optimizar la gestión.
Es preciso señalar que, la responsabilidad de los Controles es de la Gerencia General de la empresa, y no es delegable a nadie, sin embargo el diseño de estos lo realizan los Auditores Internos o una firma de Auditoria Externa.
Control Interno, se define como:
El conjunto de elementos, normas y procedimientos, destinados a lograr, a través de una planificación y ejecución efectivas, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización.
Elementos del Control Interno
A lo menos se distinguen seis elementos básicos:
- La Estructura de la organización
Bien definida, con relaciones de poder, jerarquía y función; no olvidar que donde no hay distinción hay confusión.
Existencia de segregación de funciones o también llamado control por oposición de intereses.
- Normas y Procedimientos
Existencia de Manuales de Procedimientos Contables y Manuales de Procedimientos Administrativos.
Contar con Registros y Formularios adecuados y mantenerlos vigentes.
- Sistemas de Archivos
Autorización de acceso a los archivos principales.
Mantener respaldos de los archivos.
- Buenas prácticas administrativas
Firmar los cheques de pago por dos personas.
Verificar los cálculos de pago de facturas emitidas.
Verificar los pagos mensuales por Bonos y Horas Extras.
- Manejo de Personal
Programas de evaluaciones del desempeño.
Programa de capacitación continua.
Política de promociones.
Política de remuneraciones.
Política de rotación de personal.
Política de bienestar.
Asistencia de salud.
Cumplimiento de la Ley del Trabajo y Previsión Social.
- Acción de ética
Normas del Control Interno
A saber se distinguen dos tipos de normas:
Normas Generales
A citar son tres:
- El costo del Control debe ser inferior al beneficio que proporciona o a la pérdida que evita.
- En cuanto a la irregularidad y error, debe ser preventivo.
- El Control debe estimular a las personas.
Normas Particulares
Se distinguen en tres aspectos:
- En relación con la organización.
- En relación con las personas.
- En relación con la autorización, ejecución y registro de las operaciones.
De este modo tenemos que:
En relación con la organización, se tiene.
Líneas de autoridad y de responsabilidad definidas por escrito
Independencia clara entre las tareas individuales y grupales
Supervisión efectiva permanente
Trabajo racionalmente dividido
En relación con la autorización, ejecución y registro de las operaciones, se tiene.
Existencia de Manuales y Planes de Cuentas
Cumplimiento de Normas y Procedimientos
Mecanismos de evaluaciones de Procedimientos
Segregación de funciones
Custodia asignada a responsables
Protección a los Archivos y autorización de acceso
Formularios simples, claros y adecuados
Archivos seguros, con respaldo
En relación al personal, se tiene.
Reclutamiento normado
Selección objetiva
Capacitación permanente
Evaluación del desempeño
Promociones por mérito
Rotación orientada a la integración
Puentes sólidos de comunicación
Doctrina común del trabajo terminado
Métodos de Evaluación del Control Interno
El Control Interno no sólo debe ser eficaz, además debe ser eficiente.
Definición conceptual de EFICACIA y EFICIENCIA
EFICIENCIA: Es el logro del objetivo utilizando el mínimo de recursos posibles, es decir al mínimo costo.
Consideraciones en la Evaluación
Las percepciones juegan un papel importante al evaluar la calidad del Control Interno:
- Lo que se cree que se hace: Se refiere a cuando por factores como el tiempo, el cambio de funciones en las personas, la evolución práctica, a veces la modorra monótona de la actividad, etc., afecta la percepción.
- Lo que se dice que se hace: Es decir, la forma en que las personas suelen describir los controles que aplican y que suelen diferir bastante de la forma en que efectivamente se hacen.
- Lo que realmente se hace: Es la forma en que efectivamente se aplica un procedimiento de Control.
Así también se tiene otras consideraciones como:
- Hacer lo correcto: es entregar el servicio o producto al cliente ya sea interno o externo conforme a la norma establecida en calidad, oportunidad, especificaciones, características, orden, lugar y al precio que corresponde.
- Correctamente: es procurar hacer la tarea, con los medios disponibles siguiendo el método y respetando la norma establecida, y de la manera más eficiente.
- Hacer lo correcto correctamente: es lo esperado en el desempeño en procura del objetivo.
- Hacer lo incorrecto correctamente: es hacer, pero no siguiendo la norma y el método establecido, es decir se está en error. Hay pérdidas.
- Hacer lo correcto incorrectamente: es ser eficaz, pero ineficientes, se hace mal uso de los recursos aún respetando la norma y el siguiendo el método. Esto ocasiona bajos niveles de productividad, por rechazo.
Métodos de Evaluación 
Se pueden citar los siguientes métodos:
- El de la observación visual
- El de los procedimientos autorizados
- El descriptivo o narrativo
- El del cuestionario abierto
- El del cuestionario dicotómico
- El del cuestionario combinado
- El del cursograma o flujograma
- El de la evaluación de archivos
