Introducción
La empresa desde el momento que nace como una organización cual sea su orientación y propósito, requiere de un control para cumplir con su misión.
Todas las empresas sin importar su tamaño precisan tener herramientas administrativas de control eficaces, que les permita ver como va la marcha de la organización en la consecución de sus principales objetivos, es decir, por así decirlo de cierta forma, deben tener balizas, radares y semáforos, que le sirvan de guías, les informen y le den el alerta temprana para tomar las medidas oportunas a la luz de ciertos indicadores claves, ya sea para corregir una desviación de la ruta que conduce a la meta o cambiar de rumbo, debido a condiciones adversas, y así evitar pérdidas o el colapso total de la empresa.
Así como un buen capitán de buque conduce y guía su nave a puerto, aprovechando los buenos vientos y evita que se vaya a las rocas; el Gerente General de una empresa debe hacer lo mismo, es decir conducir en la forma más eficiente la organización hacia el logro de los objetivos y cumplir las metas.
Áreas del Control de Gestión 
- Recursos Humanos.
- Contabilidad y Finanzas
- Abastecimiento y Adquisiciones
- Ingeniería y Mantenimiento
- Marketing y Publicidad
- Operaciones y Logística
- Servicios Generales
Ámbito del Control
- Control en torno a la actividad
- Control a través de la actividad
- Ejemplo: Mantener información oportuna y adecuada sobre tasas de interés, tasas de cambio, valor de divisa, precio de los proveedores, etc.
El Control a través de la actividad se aplica sobre la actividad misma, midiendo su nivel y haciendo las correcciones necesarias para llevarlo o acercarlo lo más posible a lo óptimo.
- Ejemplo: Solicitar un Informe de Cobranzas y compararlo con el Presupuesto de Cobranzas del mes.
Otros tipos de Controles
Controles de aplicación continua: Estos están siempre vigentes, mientras se desarrolla la actividad.
- Ejemplo: El termómetro de una Caldera, salidas de productos por Caja, etc.
Controles de aplicación periódica: Se activan en periodos regulares de tiempo y generalmente son programados.
- Ejemplo: Recuento físicos de Inventarios en Bodega.
Controles de aplicación temporal: Se activan durante un cierto lapso de tiempo del desarrollo de la actividad.
- Ejemplo: Medir la temperatura en la puesta en marcha de un horno.
Controles de aplicación aleatoria: Estos controles se activan en forma sorpresiva sin que exista regularidad en los períodos de tiempo.
- Ejemplo: Control de la velocidad de los vehículos efectuado por Carabineros en la ruta, arqueos de Caja sorpresivos, etc.
Controles preventivos: estos están siempre activados y su función es hacer cumplir la actividad para evitar distracciones, omisiones y errores que afecten su desarrollo normal.
- Ejemplo: Aviso de pago oportuna de Impuestos mensuales.
Nota: A veces por diversas razones el Control no es aplicable en forma uniforme a la totalidad de la actividad, solo se aplica a un segmento de ella; en este caso, se asume que, si este segmento esta dentro del estándar definido, la totalidad también lo está.
Definiciones y Conceptos
- CONTROL
El Control es un proceso en sí mismo y forma parte del proceso administrativo, este se aplica sobre operaciones y tareas específicas, además busca conseguir que se cumpla con las metas y objetivos prefijados. Comprende dos aspectos, la detección y la corrección.
- CONTROL DE GESTIÓN
Es la herramienta de apoyo a la Dirección de la Empresa, la cual por medio de información generada periódicamente, permite conocer que está ocurriendo en cada momento en las áreas, divisiones o departamentos que se consideren fundamentales para cumplir la misión.
- MISIÓN DE LA EMPRESA
Es la principal tarea más el propósito, es decir es una declaración del ámbito actual y futuro de su tarea y el modo de cómo lograr liderazgo competitivo en el mercado nacional o internacional.
- ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
Tiene como objetivo organizar a las personas al interior de la empresa para facilitar el logro de los resultados y conforma la base para la implementación de la Estrategia. La Estructura no es el Organigrama
- ORGANIGRAMA
Muestra los niveles jerárquicos de los miembros de la organización, la relación entre ellos y la división del trabajo, además permite saber la categoría de los grupos componentes y la naturaleza de su trabajo, ya sea individual o grupal.
- PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Es un Plan de largo plazo definido por la alta Dirección, que abarca a todos los niveles jerárquicos de la empresa, que nace a la luz de la misión y que considera aspectos relativos a las amenazas y oportunidades del medio ambiente, como así también sus fortalezas y debilidades internas; es decir donde está y a donde desea llegar, para lograr una ventaja competitiva sustentable, dando cumplimiento a su principal objetivo; de ella se desprenden el Plan Táctico y Plan Operacional.
- ESTRATEGIA
Es un patrón de decisiones coherente, unificador e integrativo que determina y revela el propósito organizacional en términos de objetivos a largo plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de los recursos.
Relación entre Control y Estructura
Toda organización tiene un Plan Estratégico, que son los fines y los objetivos los cuales conforman los elementos iniciales y esenciales de este Plan.
Para hacer posible el cumplimiento de los objetivos y por lo tanto del Plan Estratégico, toda organización se dota de una Estructura.
Sistema de Información y Sistema de Control
El Control y su regulación a través de la Información retroalimenta la decisión y así sucesivamente, y su vez ésta a través de la acción genera la actividad.
La Actividad es regulada por el Control el cual a su vez se apoya en la Información y ésta última apoya la Decisión.
Por tanto:
- Los objetivos dan lugar al Plan Estratégico.
- El Plan Estratégico da lugar al diseño de la Estructura.
- La Estructura requiere de un Sistema de Información y de un Sistema de Control, para alcanzar los objetivos.
- Ambos Sistemas interactúan entre sí, para apoyar a la Estructura de la organización.
Principios Básicos del Control
- El Control debe tener la cobertura suficiente para que cubra las áreas clave de la organización.
- El Control debe ser flexible para no rigidizar la Estructura.
- El Control debe actualizarse conforme a la dinámica de los procesos administrativos.
- El Control debe respetar la línea de autoridad y de responsabilidad de la Estructura Organizacional.
- El Control debe ser consistente con el Sistema de Información.
- El costo del Control debe ser inferior al beneficio que otorga o a la pérdida que evita.
- El Control no debe ejercer un rol policial sancionador en la Organización.
- El Control no es a las personas, sí a la actividad.
